Verifikationskedja beskriver sambandet mellan en affärshändelse, dess verifikation, bokföringsposterna och de ekonomiska rapporter där beloppen till slut ingår. Kedjan ska göra det möjligt att följa en transaktion i båda riktningarna: från underlag till rapport och från en rapportpost tillbaka till det ursprungliga underlaget.
Om en leverantörsfaktura på 10 000 kronor bokförs ska man kunna hitta fakturan via verifikationsnumret, se vilka konton som debiterats och krediterats och därefter se hur beloppen påverkat exempelvis resultat- och balansrapporten. Om man börjar i resultaträkningen ska det på motsvarande sätt gå att gå bakåt till huvudbok, verifikation och faktura.
En tydlig verifikationskedja är viktig för kontroll, revision och felsökning. Den bygger på att bokföringen har konsekventa identifikationer, datum och hänvisningar och att underlagen bevaras. Om information flyttas mellan olika system måste sambanden fortfarande kunna följas. Verifikationskedjan är därför en viktig del av kravet på att bokföringen ska vara ordnad, dokumenterad och spårbar.
En bruten kedja, exempelvis när underlaget saknas eller verifikationsnumret inte går att koppla till bokföringen, försvårar både kontroll och rättelse av fel.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
