Dröjsmål innebär att en part inte fullgör sin skyldighet i rätt tid. Exempelvis genom att betala eller leverera för sent. Dröjsmålet kan ge den andra parten rätt till olika påföljder.
Dröjsmål hör till företagets betalnings- och fordringsflöde. Begreppet blir relevant när en vara eller tjänst har levererats, ett krav på betalning uppstår eller ett tidigare betalningskrav behöver ändras eller drivas vidare.
Tänk på ett företag som har levererat en tjänst men inte fått betalt. Om dröjsmål berör situationen behöver företaget kontrollera avtalet, fakturadatum, förfallodag och vad som redan har kommunicerats med kunden. Vid felaktiga belopp kan rättelsen behöva dokumenteras separat.
Tydlig dokumentation är viktig både för bokföringen och om kunden invänder mot kravet. Företaget bör därför ha rutiner för förfallna betalningar, rättelser och påminnelser. Om ett krav går vidare till inkasso eller rättslig prövning blir det särskilt viktigt att underlagen stämmer och att eventuella tidsfrister har följts.
Om en betalningsfråga blir tvistig bör företaget skilja mellan själva fordran, eventuell ränta eller avgift och de åtgärder som har vidtagits för att få betalt.
Praktisk tillämpning
Betalningen eller distansavtalet behöver hanteras med tydliga uppgifter om parter, belopp, datum och villkor. Digitala plånböcker och direktbetalningar kräver kontroll av mottagare, autentisering, avgifter och möjlighet att reklamera. Disponibelt saldo kan skilja sig från bokfört saldo på grund av reservationer. Digitala kvitton ska vara läsbara och sparas säkert. Vid distansförsäljning måste företag lämna lagstadgad information om pris, ångerrätt och kontaktvägar. Dröjsmål kan ge rätt till ränta eller andra påföljder, men beräkning och krav måste följa avtal och lag. Spara orderbekräftelse, kvitto, betalningsreferens och korrespondens och agera snabbt vid fel eller obehörig transaktion. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
