Exklusivitetsavtal innebär att en part under en viss tid förbinder sig att inte förhandla eller ingå motsvarande affär med andra.
Exklusivitetsavtal hör till de begrepp som kan få stor praktisk betydelse trots att själva affären verkar enkel. När företag ingår avtal bör de därför vara tydliga med vad som ska levereras, när prestationerna ska ske och vad som händer om någon part inte gör det som avtalats.
Ett enkelt exempel är att två företag köper och säljer en tjänst. Om en fråga om exklusivitetsavtal uppstår kan mejl, offert, orderbekräftelse och avtal tillsammans få betydelse. Tydlig dokumentation minskar risken för att parterna senare har olika uppfattning om vad som gällde.
För företag är det klokt att skilja mellan sådant som följer direkt av lag och sådant som parterna själva kan avtala om. Villkor bör vara begripliga och möjliga att följa i praktiken. Vid större eller ovanliga avtal kan juridisk rådgivning vara motiverad innan avtalet undertecknas.
Praktisk användning
Den juridiska bedömningen bör börja med rätt handling, rätt beslutsorgan och rätt tidpunkt. Kontrollera parter, behöriga firmatecknare, definitioner, belopp, löptid, uppsägning och tvistelösning. Vid omröstning måste stadgar och lag ange vilka röster som räknas och vilken majoritet som krävs. Egendom, säkerheter, escrow och licenser ska beskrivas så att omfattning och villkor kan styrkas. Spara undertecknade versioner, bilagor, protokoll och meddelanden. Vid entreprenad bör även ändringar, besiktning, betalningsplan och ansvar för fel dokumenteras. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
