En förutbetald kostnad är en utgift som företaget redan har betalat men som avser en framtida redovisningsperiod. Eftersom kostnaden ännu inte har förbrukats fullt ut redovisas den framtida delen tillfälligt som en tillgång i balansräkningen. Detta är en vanlig form av periodisering.
Om ett företag betalar 120 000 kronor i januari för en lokalhyra som avser hela året blir kostnaden 10 000 kronor per månad om hyran fördelas jämnt. Vid ett bokslut mitt under året ska den del som hör till kommande månader ligga kvar som förutbetald kostnad i stället för att hela beloppet belastar resultatet direkt.
Vanliga exempel är hyror, försäkringar, licenser och abonnemang som betalas i förskott. När tiden går förs beloppet från balansräkningen till kostnad i resultaträkningen. Syftet är att kostnaden ska hamna i samma period som den resurs företaget använder. Begreppet ska skiljas från upplupen kostnad, som är motsatsen: där har kostnaden uppstått men ännu inte betalats eller fakturerats.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
