En förutbetald intäkt uppstår när ett företag får betalt innan det har tjänat in hela intäkten. Pengarna har alltså kommit in, men varan eller tjänsten ska helt eller delvis levereras under en framtida period. Den delen ska normalt inte räknas som intäkt direkt, utan redovisas som en skuld tills företaget har fullgjort sin prestation.
Ett enkelt exempel är ett årsabonnemang på 12 000 kronor som kunden betalar i december och som gäller januari till december året därpå. Vid betalningen har företaget fått pengarna, men vid bokslutet i december har tjänsten ännu inte levererats. Beloppet kan därför redovisas som en förutbetald intäkt och sedan intäktsföras löpande under det kommande året.
Förutbetalda intäkter är en form av periodisering. Syftet är att intäkter ska hamna i den period då de faktiskt tjänas in, inte bara när betalningen sker. Vid bokslut behöver företaget därför gå igenom förskottsbetalningar, abonnemang, hyror och liknande för att se om någon del av intäkten tillhör nästa räkenskapsperiod.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
