En upplupen kostnad hör till perioden men har ännu inte fakturerats eller betalats. Den kostnadsförs därför i rätt period och bokas samtidigt som en skuld i balansräkningen.
Vid periodavslut används upplupen kostnad för att få resultat och balans att spegla rätt tidsperiod. Det är särskilt viktigt kring månadsskiften och årsskiften, då en enda faktura kan avse arbete eller kostnader från en annan period.
När samma princip används konsekvent från period till period blir rapporterna lättare att jämföra. Det minskar också risken för att resultatet tillfälligt blir för högt eller för lågt på grund av timing.
När upplupen kostnad finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
För upplupen kostnad är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
