Ett inkassokrav är ett formellt krav på betalning av en förfallen skuld. Kravet ska följa reglerna för inkassoverksamhet och anger normalt skuld, avgifter och sista betalningsdag.
Inkassokrav hör till företagets betalnings- och fordringsflöde. Begreppet blir relevant när en vara eller tjänst har levererats, ett krav på betalning uppstår eller ett tidigare betalningskrav behöver ändras eller drivas vidare.
Ett vanligt exempel är att ett företag säljer på faktura. Om inkassokrav blir aktuellt behöver företaget kunna visa vad som har sålts, vilket belopp som gäller och när betalning skulle ha skett. Avtal, fakturor, kreditnotor och betalningshistorik kan tillsammans visa hur skulden eller fordran har utvecklats.
Det är klokt att hålla den juridiska hanteringen och bokföringen i takt med varandra. En fordran kan finnas juridiskt även om kunden bestrider den, men bokföringen kan samtidigt behöva bedömas utifrån sannolikheten för betalning. Tydliga underlag gör båda bedömningarna enklare.
Om en betalningsfråga blir tvistig bör företaget skilja mellan själva fordran, eventuell ränta eller avgift och de åtgärder som har vidtagits för att få betalt.
Praktisk användning
Koppla begreppet till ett konkret mål, tydliga indata och ett mätbart utfall. Ange kundgrupp, volym, pris, kostnader, kapacitet och vilka antaganden som används. Testa flera scenarier och följ upp prognos mot verkligt resultat. Ta med administration, finansiering, skatt, returer och andra kostnader som lätt förbises. Dokumentera ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Avvikelser ska förklaras och leda till en uppdaterad kalkyl eller arbetsrutin. Underlaget ska vara begripligt för en annan granskare och sparas tillsammans med relevanta källor. Regler, villkor och marknadsdata kan ändras, så informationen behöver kontrolleras regelbundet. En enkel kontrollista minskar risken för felaktiga belopp, missade tidsfrister och beslut på inaktuella uppgifter. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Resultatet bör kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare. Kontrollera dessutom att definitioner, datum och belopp stämmer överens mellan alla dokument. Planera nästa granskning utifrån risk, ekonomiskt värde och hur snabbt förutsättningarna förändras.
