Operationell leasing är en form av leasing där avtalet, enligt vissa redovisningsregelverk, behandlas mer som hyra än som ett finansierat köp. Företaget betalar för rätten att använda en tillgång under en period utan att redovisningen nödvändigtvis tar upp tillgången och hela finansieringen på samma sätt som vid finansiell leasing.
Ett vanligt exempel är leasing av bil eller kontorsutrustning där leasinggivaren behåller en stor del av riskerna och det ekonomiska värdet som är kopplat till tillgången. Leasingtagaren betalar återkommande avgifter och lämnar ofta tillbaka tillgången när avtalet löper ut. I regelverk där operationell leasing används som särskild kategori kostnadsförs leasingavgifterna normalt över avtalsperioden.
Begreppet måste dock förstås tillsammans med företagets redovisningsregelverk. Reglerna skiljer sig mellan exempelvis K2, K3 och IFRS, och i vissa regelverk redovisar leasetagaren de flesta leasingavtal i balansräkningen även om avtalet tidigare skulle ha kallats operationellt. Därför avgör inte vardagsspråket eller avtalsrubriken ensam hur leasing ska bokföras.
I avtal med service, underhåll eller flera komponenter kan företaget dessutom behöva skilja leasingdelen från andra tjänster när redovisningen bestäms.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
