Registerutdrag enligt GDPR är den information en registrerad kan begära om vilka personuppgifter en organisation behandlar och hur de används.
Registerutdrag enligt GDPR är en del av dataskyddsreglerna och blir relevant när ett företag behandlar uppgifter som kan kopplas till en fysisk person. GDPR bygger bland annat på att behandlingen ska ha ett tydligt ändamål, en rättslig grund och inte omfatta fler uppgifter än vad som behövs.
Ett vanligt exempel är ett företag som hanterar kundregister, personaluppgifter eller uppgifter i ett digitalt system. Om registerutdrag enligt gdpr är aktuellt behöver företaget kunna förklara varför uppgifterna behandlas, hur länge de sparas och vilka som får tillgång till dem.
Dataskydd handlar därför både om juridik och om praktiska rutiner. Företaget bör dokumentera sina bedömningar, begränsa åtkomsten och se till att uppgifter raderas eller ändras när reglerna kräver det. Det är också viktigt att skilja på den personuppgiftsansvariges ansvar och uppgifter som utförs av ett personuppgiftsbiträde.
Praktisk användning och kontroll
En konsekvensbedömning ska utgå från den planerade personuppgiftsbehandlingen, dess syfte, omfattning och vilka registrerade som berörs. Kartlägg datakällor, mottagare, lagringstid, tekniska system och eventuella överföringar utanför EU och EES. Bedöm sannolikhet och konsekvens för de registrerades rättigheter och friheter och dokumentera vilka skyddsåtgärder som minskar riskerna. Ansvarig organisation ska kunna visa hur bedömningen har gjorts och när den ska omprövas. Om hög risk kvarstår kan förhandssamråd med Integritetsskyddsmyndigheten krävas. Kontrollera den svenska myndighetens aktuella vägledning och dataskyddsförordningens lydelse innan behandlingen startar.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
