Registreringsbevis är ett dokument som visar registrerade uppgifter om ett företag eller en organisation. För svenska företag kan ett registreringsbevis från Bolagsverket exempelvis visa företagsnamn, organisationsnummer, säte, styrelse och firmateckning.
Dokumentet används ofta när företag ska öppna bankkonto, ingå större avtal, delta i upphandlingar eller visa för en utländsk motpart att bolaget existerar och vem som får företräda det.
Ett registreringsbevis är en ögonblicksbild av de uppgifter som fanns registrerade när dokumentet togs fram. Om styrelse eller firmateckning senare ändras kan ett äldre bevis vara inaktuellt. Därför kan banker och andra aktörer kräva ett relativt nytt dokument. Registreringsbevis ska inte blandas ihop med registreringsnummer för moms eller F-skatt, som hanteras i andra register och visar andra delar av företagets status.
Registreringsbevis bör inte bara bedömas utifrån vad som verkar praktiskt i stunden. Företaget behöver också se vilka följder beslutet kan få för ägare, motparter, anställda eller andra som skyddas av särskilda regler.
Praktisk användning och kontroll
För att använda begreppet korrekt behöver bolagets form, ägarförhållanden och aktuella bolagsordning först kontrolleras. Ange vem som fattar beslut, vilket underlag som krävs och vilka tidsfrister som gäller. Kallelser, protokoll och beslutsbilagor ska vara tydliga och sparas så att processen kan följas i efterhand. Kontrollera även om beslutet kräver särskild majoritet, registrering eller information till aktieägare och andra berörda. Om åtgärden påverkar bolagets kapital måste styrelsen bedöma både lagens skyddsregler och bolagets faktiska betalningsförmåga. Använd den senaste lagtexten och Bolagsverkets anvisningar före genomförandet. Vid osäkerhet om ansvar, jäv eller minoritetsskydd bör juridisk rådgivning tas in innan beslutet verkställs.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
