Toleransfullmakt kan uppstå när en huvudman under längre tid accepterar att någon agerar för hans eller hennes räkning så att tredje man får befogad tillit.
Toleransfullmakt handlar om när en person får agera för någon annans räkning, exempelvis när en anställd eller ombud ingår avtal för ett företag. Då behöver man bedöma både vilken rätt personen har utåt mot tredje man och vilka interna instruktioner som gäller mellan personen och huvudmannen.
Ett enkelt exempel är att en inköpare beställer varor i företagets namn. Om toleransfullmakt blir aktuellt behöver leverantören och företaget kunna avgöra om inköparen hade rätt att binda företaget. Vad personen brukar göra, vilken roll han eller hon har och vilka instruktioner som lämnats kan få betydelse.
För att minska osäkerheten bör företag dokumentera vem som får göra vad och ange beloppsgränser när det behövs. Interna instruktioner bör också stämma med den bild företaget ger utåt. Annars kan det uppstå en situation där en person bryter mot interna regler men företaget ändå blir bundet gentemot en utomstående part.
Praktisk användning och kontroll
För praktisk användning behöver parter, behörighet, avtalets eller beslutets datum och de konkreta omständigheterna dokumenteras. Kontrollera vilka formkrav och tidsfrister som gäller och om registrering, delgivning eller särskild majoritet krävs. Avtal bör tydligt ange omfattning, ersättning, ansvar, uppsägning och hur tvister ska hanteras. Spara undertecknade versioner, fullmakter, protokoll och bilagor så att händelseförloppet kan följas. Skilj mellan tvingande lagregler och villkor som parterna kan avtala om. Använd alltid aktuell lagtext och ansvarig myndighets vägledning. Om rättsläget eller behörigheten är osäker bör juridisk rådgivning tas in innan ett bindande beslut fattas.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
