En kreditfaktura är en faktura med negativt belopp som helt eller delvis korrigerar en tidigare faktura. Den används exempelvis vid retur, prisavdrag eller felaktig debitering.
I den löpande affärsverksamheten används kreditfaktura när företag hanterar betalningar och ekonomiska krav mellan parter. Det kan handla om allt från en vanlig kundfaktura till en förfallen skuld eller en korrigering av ett tidigare belopp.
Ett vanligt exempel är att ett företag säljer på faktura. Om kreditfaktura blir aktuellt behöver företaget kunna visa vad som har sålts, vilket belopp som gäller och när betalning skulle ha skett. Avtal, fakturor, kreditnotor och betalningshistorik kan tillsammans visa hur skulden eller fordran har utvecklats.
Det är klokt att hålla den juridiska hanteringen och bokföringen i takt med varandra. En fordran kan finnas juridiskt även om kunden bestrider den, men bokföringen kan samtidigt behöva bedömas utifrån sannolikheten för betalning. Tydliga underlag gör båda bedömningarna enklare.
Om en betalningsfråga blir tvistig bör företaget skilja mellan själva fordran, eventuell ränta eller avgift och de åtgärder som har vidtagits för att få betalt.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
