Kombinationsfullmakt kan uppstå genom flera omständigheter som tillsammans ger tredje man befogad anledning att tro att en person har rätt att företräda huvudmannen.
När någon företräder ett företag kan kombinationsfullmakt avgöra om en rättshandling blir bindande för företaget. Fullmaktsreglerna är därför viktiga i vardagliga situationer som inköp, försäljning, bankärenden och undertecknande av avtal.
Ett enkelt exempel är att en inköpare beställer varor i företagets namn. Om kombinationsfullmakt blir aktuellt behöver leverantören och företaget kunna avgöra om inköparen hade rätt att binda företaget. Vad personen brukar göra, vilken roll han eller hon har och vilka instruktioner som lämnats kan få betydelse.
Det är särskilt viktigt att skilja mellan behörighet och befogenhet. Behörigheten beskriver i stora drag vad personen kan göra med bindande verkan utåt, medan befogenheten handlar om interna gränser. Företag bör därför ha tydliga attest- och fullmaktsregler och återkalla eller ändra dem när roller förändras.
Särskilt i växande företag bör fullmakter och attestregler ses över regelbundet. En behörighet som var rimlig när organisationen var liten kan bli olämplig när ansvar, personal och inköpsvolymer förändras.
Praktisk användning och kontroll
För praktisk användning behöver parter, behörighet, avtalets eller beslutets datum och de konkreta omständigheterna dokumenteras. Kontrollera vilka formkrav och tidsfrister som gäller och om registrering, delgivning eller särskild majoritet krävs. Avtal bör tydligt ange omfattning, ersättning, ansvar, uppsägning och hur tvister ska hanteras. Spara undertecknade versioner, fullmakter, protokoll och bilagor så att händelseförloppet kan följas. Skilj mellan tvingande lagregler och villkor som parterna kan avtala om. Använd alltid aktuell lagtext och ansvarig myndighets vägledning. Om rättsläget eller behörigheten är osäker bör juridisk rådgivning tas in innan ett bindande beslut fattas.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
