Extra bolagsstämma är en bolagsstämma som hålls utöver årsstämman när ett beslut behöver fattas av aktieägarna vid en annan tidpunkt under året.
Extra bolagsstämma används inom bolagsrätten och blir relevant när ett företag ska fatta eller genomföra ett formellt beslut. I aktiebolag finns regler om bland annat ägarnas inflytande, styrelsens ansvar, kapitalets skydd och hur vissa förändringar ska dokumenteras eller registreras.
Ett mindre bolag med flera ägare kan till exempel behöva hantera extra bolagsstämma inför en stämma, en förändring av ägandet eller ett större beslut. Då kan bolagsordning, aktiebok, protokoll och andra bolagshandlingar vara avgörande för att visa att processen har gått rätt till.
Korrekt formalia är viktig eftersom ett beslut annars kan bli svårt att genomföra eller i vissa fall angripas. Företaget bör därför dokumentera beslutsunderlag och protokoll noggrant. Aktiebolagslagen, bolagsordningen och eventuella ägaravtal kan samtidigt reglera olika delar av samma fråga.
I mindre bolag är det lätt att ägare och bolag blandas ihop i vardagen. Juridiskt är rollerna ändå skilda, och därför bör större beslut alltid kunna kopplas till rätt beslutande organ och tydlig dokumentation.
Praktisk användning
Den juridiska bedömningen bör börja med rätt handling, rätt beslutsorgan och rätt tidpunkt. Kontrollera parter, behöriga firmatecknare, definitioner, belopp, löptid, uppsägning och tvistelösning. Vid omröstning måste stadgar och lag ange vilka röster som räknas och vilken majoritet som krävs. Egendom, säkerheter, escrow och licenser ska beskrivas så att omfattning och villkor kan styrkas. Spara undertecknade versioner, bilagor, protokoll och meddelanden. Vid entreprenad bör även ändringar, besiktning, betalningsplan och ansvar för fel dokumenteras. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
