Arkivering av räkenskapsinformation innebär att bokföring och underlag bevaras så att de förblir varaktiga, ordnade och åtkomliga. Räkenskapsinformation kan vara exempelvis verifikationer, fakturor, grund- och huvudbok, avtal som behövs för att förstå bokföringen samt dokumentation av ekonomisystemet.
Huvudregeln är att materialet ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett företag med räkenskapsår som slutade den 31 december 2025 behöver enligt denna regel bevara materialet till och med utgången av 2032. Särskilda regler kan kräva längre bevarande för vissa uppgifter.
Elektroniskt material behöver skyddas mot att ändras, förstöras eller försvinna. Det räcker därför inte att en leverantör råkar ha uppgifterna i sitt system. Företaget måste kunna komma åt dem under hela arkiveringstiden och även bevara den information som behövs för att läsa och förstå materialet.
Sedan lagändringen 2024 får en pappershandling under vissa förutsättningar förstöras efter en säker överföring till elektronisk form. Överföringen får inte medföra risk att informationen förändras eller försvinner. Företaget ansvarar fortfarande för arkiveringen, även när en redovisningsbyrå eller molntjänst förvarar materialet.
Praktisk tillämpning
I praktiken ska uppgiften kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och färdig rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar för kontrollen och när den senast utfördes. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga, konsekventa och möjliga att granska. Räkenskapsinformation måste skyddas mot förlust och sparas under rätt tid. Inför årsstängning är en checklista med ansvariga och sista datum värdefull. Avvikelser bör utredas innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och jämförelser mellan år. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.
