En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Namn, e-postadress, kundnummer och vissa tekniska identifierare kan vara personuppgifter.
När ett företag arbetar med personuppgifter kan personuppgift vara en viktig del av bedömningen enligt GDPR. Reglerna gäller inte bara stora register. Även namn, e-postadresser, kundhistorik, bilder och annan information kan vara personuppgifter om de går att koppla till en person.
Ett vanligt exempel är ett företag som hanterar kundregister, personaluppgifter eller uppgifter i ett digitalt system. Om personuppgift är aktuellt behöver företaget kunna förklara varför uppgifterna behandlas, hur länge de sparas och vilka som får tillgång till dem.
Företaget behöver kunna visa att dataskyddsreglerna följs, inte bara anta att behandlingen är tillåten. Tydliga register, interna rutiner och avtal med leverantörer kan därför vara viktiga. Om behandlingen förändras behöver även den tidigare bedömningen kunna omprövas.
Företaget bör också kontrollera att tekniska system och praktiska rutiner faktiskt motsvarar den juridiska bedömningen. En korrekt policy hjälper inte om uppgifter i verkligheten sparas längre eller delas bredare än vad som är tänkt.
Praktisk användning och kontroll
En konsekvensbedömning ska utgå från den planerade personuppgiftsbehandlingen, dess syfte, omfattning och vilka registrerade som berörs. Kartlägg datakällor, mottagare, lagringstid, tekniska system och eventuella överföringar utanför EU och EES. Bedöm sannolikhet och konsekvens för de registrerades rättigheter och friheter och dokumentera vilka skyddsåtgärder som minskar riskerna. Ansvarig organisation ska kunna visa hur bedömningen har gjorts och när den ska omprövas. Om hög risk kvarstår kan förhandssamråd med Integritetsskyddsmyndigheten krävas. Kontrollera den svenska myndighetens aktuella vägledning och dataskyddsförordningens lydelse innan behandlingen startar.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
