Reskontraavstämning innebär att saldot i en kund- eller leverantörsreskontra jämförs med motsvarande kontrollkonto i huvudboken. Reskontran innehåller detaljer om enskilda fakturor, medan huvudboken visar ett sammanlagt saldo. Summorna ska normalt stämma överens.
Om kundreskontran visar att kunderna tillsammans är skyldiga företaget 125 000 kronor ska kontot för kundfordringar i huvudboken normalt också visa 125 000 kronor. Om det finns en differens kan orsaken vara en manuell bokning direkt på huvudbokskontot, en betalning som inte matchats mot rätt faktura eller en felaktig registrering.
Avstämningen görs gärna regelbundet, till exempel varje månad och alltid inför bokslut. Förutom totalsumman bör man också granska gamla öppna poster, kreditfakturor och ovanliga saldon. En reskontra kan nämligen stämma i totalbelopp men ändå innehålla fakturor som borde ha reglerats eller kvittats. Reskontraavstämningen är därför både en matematisk kontroll och en kvalitetskontroll av företagets kund- och leverantörsposter.
Dokumenterad avstämning gör det också enklare att visa vilka fakturor som tillsammans bildar saldot på bokslutsdagen och vilka poster som tillkommit senare.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
