Arbetsgivarintyg är ett standardiserat underlag som visar hur en person har arbetat och fått lön hos en arbetsgivare.
Så fungerar det
Arbetsgivaren lämnar bland annat uppgifter om anställningstid, arbetad tid, frånvaro och lön. A-kassan använder uppgifterna för att bedöma rätten till ersättning.
Exempel
Ali blir arbetslös och behöver intyg från sina senaste arbetsgivare för att a-kassan ska kunna räkna på hans ersättning.
Viktigt att känna till
Det ska inte blandas ihop med ett enklare anställningsintyg eller ett tjänstgöringsbetyg. Felaktiga eller ofullständiga uppgifter kan försena handläggningen.
Det viktigaste i korthet
- Arbetad tid.
- Lön och anställning.
- Arbetsgivarens skyldighet.
Praktisk betydelse
Dokumentet bör bygga på kontrollerade uppgifter i lönesystem och anställningsavtal. Arbetsgivaren behöver skilja mellan ett enkelt anställningsintyg och de mer detaljerade uppgifter som a-kassan kräver i ett arbetsgivarintyg. Fel period, arbetstid eller lön kan försena handläggningen. En kopia bör sparas och personuppgifterna hanteras så att bara behöriga får tillgång. Rutinen bör ses över när regler eller förutsättningar förändras.
Praktisk tillämpning
Arbetsgivaren behöver tydliga rutiner för att samla in, kontrollera och rapportera uppgifterna i rätt period. Underlag om lön, förmåner, frånvaro, arbetstid och skatteavdrag bör stämmas av innan deklaration eller intyg lämnas. Den anställde ska kunna förstå vilka uppgifter som har registrerats och få rättelse om något är fel. Vid förändringar i anställning eller organisation behöver ansvar, tidsfrister och eventuella förhandlingar dokumenteras. Regler i lag, kollektivavtal och myndighetsföreskrifter kan gälla samtidigt. Spara därför avtal, beslut, lönespecifikationer och rapporteringskvitton på ett ordnat sätt. En regelbunden avstämning mot bokföring och skattekonto minskar risken för differenser, felaktiga avgifter och sena korrigeringar. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.
