Dataminimering är principen att bara personuppgifter som är nödvändiga för det angivna ändamålet ska samlas in och behandlas.
Dataminimering är en del av dataskyddsreglerna och blir relevant när ett företag behandlar uppgifter som kan kopplas till en fysisk person. GDPR bygger bland annat på att behandlingen ska ha ett tydligt ändamål, en rättslig grund och inte omfatta fler uppgifter än vad som behövs.
Ett vanligt exempel är ett företag som hanterar kundregister, personaluppgifter eller uppgifter i ett digitalt system. Om dataminimering är aktuellt behöver företaget kunna förklara varför uppgifterna behandlas, hur länge de sparas och vilka som får tillgång till dem.
Företaget behöver kunna visa att dataskyddsreglerna följs, inte bara anta att behandlingen är tillåten. Tydliga register, interna rutiner och avtal med leverantörer kan därför vara viktiga. Om behandlingen förändras behöver även den tidigare bedömningen kunna omprövas.
Företaget bör också kontrollera att tekniska system och praktiska rutiner faktiskt motsvarar den juridiska bedömningen. En korrekt policy hjälper inte om uppgifter i verkligheten sparas längre eller delas bredare än vad som är tänkt.
Praktisk tillämpning
Personuppgifter ska begränsas till vad som är adekvat, relevant och nödvändigt för det angivna syftet. Verksamheten bör kartlägga vilka uppgifter som samlas in, varför de behövs, vem som får tillgång och när de raderas. Dataminimering ska tillämpas redan när formulär, system och integrationer utformas. Ett dataskyddsombud ska arbeta oberoende, ge råd och övervaka efterlevnad men tar inte över organisationens ansvar. Roller, rapporteringsväg och resurser behöver vara tydliga. Dokumentera bedömningar och följ upp dem när syfte, teknik eller risk förändras. Registrerade ska få begriplig information och onödiga uppgifter ska inte sparas för säkerhets skull. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
